Uppstart
I uppstartsskedet tar vi reda på era önskemål och undersöker förutsättningarna för certifiering. Tillsammans går vi igenom certifieringsprocessen. Ni får all information ni behöver om vad en certifiering innebär och hur den går till.
När informationen är sammanställd får ni en offert baserad på underlaget och omfattningen av certifieringen.
Överföring från annat certifieringsorgan
Är ni redan certifierade kan ni genom en överföringsrevision flytta över till SBcert. Om inga hinder föreligger genomförs överföringen i samband med ordinarie löpande revision eller omcertifiering, ingen extra tid eller kostnader tillkommer utöver ordinarie revision.
Planering av revisionsprocessen
Revisorn kontakter er och planeringar in revisionen och besöksschemat för er. Som regel görs detta i anslutning till beställning av granskningstjänsten.
Steg 1-revision
Den första aktiviteten är Steg 1-revisionen. Denna revision är obligatorisk och det dokumenterade ledningssystemet och övrigt material granskas av den revisor som kommer att genomföra resten av revisionen. Syftet med den inledande revisionen är att:
Resultatet av den inledande revisionen blir en lista på kommentarer om våra observationer och eventuella avvikelser som behöver åtgärdas.
Steg 2-revision
Denna revision genomförs alltid på plats hos er. Syftet med revisionen är att säkerställa att ledningssystemet uppfyller kraven som standarden specificerar. Revisorn granskar ledningssystemet för att se om det är heltäckande och infört i verksamheten. Om revisionen visar att systemet är implementerat och uppfyller de formella kraven så rekommenderar revisorn att ett certifikat utfärdas för verksamheten. Revisionsrapporten skickas till Certifieringskommittén för granskning och beslut om utfärdandet av certifikat. Om det finns avvikelser måste de åtgärdas innan ett certifikat kan utfärdas. Om det förekommer större avvikelser måste ett återbesök genomföras innan certifikatet kan utfärdas.
Certifikatet är giltigt i 36 månader från certifieringsrevisionen, under förutsättning att att revisonsprogrammet följs och att dessa revisioner visar ledningssystemet fungerar väl.
Löpande revisioner
Efter den initiala revisionen görs löpande revisioner som regel en till två gånger per år. Dessa planeras i samråd med er. Revisionsprogrammet för revisionen skickas till er ett par veckor innan besöket.
Löpande revisioner är ett krav för att behålla certifieringen. Under revisionscykeln, dvs fram till omcertiferingen, skall hela systemet granskas.
Tidsintervallet mellan de löpande revisionerna för inte överskrida 12 månader.
Omcertifiering
Var tredje år görs en omcertifiering. Denna liknar på många sätt certifieringsrevisionen och görs på hela verksamheten. Syftet är att granska hela verksamheten och definiera vilka förbättringar som åstadkommits under treårsperioden. Omcertifiering är ett krav i standarden för fortsatt certifiering. Planeringen av omcertifieringen görs så att hantering av eventuella avvikelser hinner korrigeras innan certifkatet löper ut.
Omcertifieringen består av två delar:
- En analys av hur ledningssystemet fungerar. Revisionsledaren granskar rapporterna från genomförda uppföljningsrevisioner.
- En utökad uppföljning av att ledningssystemets olika delar fungerar på avsett sätt i verksamheten.
Beslutsprocess
Efter genomförd revision ger revisionsledaren en rekommendation om certifiering, fortsatt certifiering, suspendering av certifiering, upphörande av certifiering samt i förekommande fall utökning eller reducering av omfattningen.
Efter en steg 2, certifieringsrevision, kan revisionsledaren även rekommendera att ni inte är färdiga för certifiering.
I de flesta fall av nekande till certifiering har ni möjlighet att åtgärda avvikelser inom angiven tid och därefter få en ny bedömning och rekommendation.
Revisionsledarens rekommendation bedöms av en revisionsgranskare som fattar det slutgiltiga beslutet.
Vid samtliga fall av nekande till certifiering görs en bedömning av vår revisionschef som lämnar vidare till certifieringskommittén för slutgiltigt beslut.
Certifikat
På denna sida finns aktuell information om vilka av våra kunder som har en certifiering från Scandinavian Business Certification.
Opartiskhet
Vårt åtagande för Opartiskhet
För Scandinavian Business Certification är det viktigt att vi tillhandahåller en tjänst som kännetecknas av integritet, förtroende och objektivitet i alla relationer med våra kunder.
För att säkerställa att vår verksamhet inte påverkas av externa intressen och att certifieringsprocessen sker oberoende och på ett opartiskt sätt, riskbedömer vi löpande våra relationer. Alla anställda och underkonsulter skriver på en uppförandekod/sekretessavtal där personerna garanterar konfidentialitet och opartiskhet.
Scandinavian Business Certification bedriver certifieringsverksamhet och lyder under det regelverk som omfattas av detta. Det är inte tillåtet för Scandinavian Business Certification att bistå företag och organisationer med råd och rådgivning angående utveckling av ledningssystem. Detta gäller t ex dokumentation av ledningssystem, rådgivning om beslut eller implementeringslösningar för ledningssystem.
VD på SBcert granskar uppdraget tillsammans med kundansvarig och säkerställer att det genomförs utan att opartiskhet och integritet kan ifrågasättas.
Granskningsnämnd
Scandinavian Business Certification har en granskningsnämnd som regelbundet granskar vår verksamhet för att säkerställa att den drivs med oberoende och objektivitet. Nämndens uppgift är att:
- Bidra till att stärka opartiskheten i certifieringsverksamheten
- Motverka att kommersiella och andra intressen påverkar certifieringsverksamheten
- Ge råd i frågor som rör förtroendet för certifiering
- Granska verksamheten för att säkerställa att den följer våra riktlinjer och rutiner
- Granska så att inte särintressen blir dominerande
- Hantera klagomål/överklagande av certiferingsbeslut
Rutin för överklagande
När granskningsnämnden får in ärendet, tillsammans med eventuellt underlag, kommer ärendet att beredas.
När beredningen är genomförd, kommer beslutsunderlaget att skickas till berörda parter, klagande och Scandinavian Business Certification, för översyn och eventuellt ytterligare kompletteringar.
När alla kompletteringar är införda i underlaget, granskas det av granskningsnämnden som lämnar en skriftlig bedömning med kommentarer, beslut i ärendet samt grunderna för beslutet.
Beslutet meddelas den klagande parten och Scandinavian Business Certification. I de fall Scandinavian Business Certification har gjort fel skall korrigerande åtgärder vidtas. Granskningsnämnden beslut är slutgiltigt och kan inte överklagas.
Överklagande av beslut
Scandinavian Business Certifications revisorer strävar alltid efter att göra en bedömning utifrån de bevis som presenteras vid revisionen. Certifieringskommittén baserar sitt beslut på revisionsrapporten och annan tillgänglig fakta. Känner du som kund att beslutet är felaktigt, finns det alltid möjlighet att överklaga ett certifieringsbeslut.
Överklagande skall ske direkt till granskningsnämnden via e-post: granskningsnamnd@sbcert.se
För överklagande av beslut skall följande alltid anges:
- Namn och organisationsnummer
- Syfte med överklagan
- Eventuella belägg för er överklagan
Överklagande av certifieringsbeslut måste göras inom sex veckor efter certifieringskommitténs beslut.
Sekretess
Våra revisorer ska iaktta försiktighet vid hantering av information som delges under sitt arbete. All information som hanteras under revisionen ses som konfidentiell. Information som rör revision får inte användas på ett otillbörligt sätt. Informationen får inte vidarebefordras till tredje part, såvida inte denna part har laglig rätt till denna information.
Detta regleras i vår uppförandekod, samt i de avtal varje revisor måste skriva under för att arbeta för Scandinavian Business Certification.
Verksamhetspolicy
Scandinavian Business Certifications främsta uppdrag är att tillmötesgå krav och förväntningar från våra betydande intressenter genom systematiska, oberoende och objektiva revisionsgranskningar. Våra moderna arbetsmetoder och höga kompetens skapar och upprätthåller förtroende för våra tjänster.
Våra revisioner bygger på ett antal principer som säkerställer att vi uppnår likartade slutsatser under likartade förhållanden, oberoende av revisor. Principerna ger uppdragsgivaren ett mervärde i effektiva, tillförlitliga och förbättringsskapande revisioner som förbättringsredskap.
Våra revisionsprinciper innebär att:
- Vi genomför revisioner med integritet, full sekretess, oberoende och objektivitet.
- Vi rapporterar opartiskt, sanningsenligt och korrekt.
- Vi är noggranna, professionella och välgrundade i våra omdömen.
- Våra revisioner och dess slutsatser baseras på fakta och verifierbara belägg.
Genom våra interna processer säkerställer vi att vi uppfyller reglerande myndigheters krav på oss som organisation samt på våra tjänster.
Vi granskar och utvärderar interna processer och arbetssätt som ett led i ständig förbättring vår egen verksamhet.