Zertifizierungsprozess
Die Durchführung eines ISO-Zertifizierungsprozesses bedeutet, dass das Unternehmen sein Managementsystem vorbereitet, implementiert und überprüft, um internationalen Standards zu entsprechen. Sobald die Überprüfung abgeschlossen und genehmigt ist, erhält das Unternehmen eine ISO-Zertifizierung, die beweist, dass es über ein wirksames und nachhaltiges Managementsystem verfügt.
Start-up
Wir ermitteln zunächst die Ziele, Bedürfnisse und Voraussetzungen des Unternehmens für die Zertifizierung. Gemeinsam prüfen wir, was der Prozess beinhaltet und was für die Zertifizierung erforderlich ist. In diesem Schritt sammeln wir die erforderlichen Informationen, um Ihnen ein transparentes Angebot basierend auf dem Umfang der Zertifizierung zu unterbreiten. Ihrem Unternehmen wird der für die Prüfung am besten geeignete Auditor zugewiesen. Um die Kommunikation zu erleichtern, ist dieser Auditor während des gesamten Prozesses Ihr Hauptansprechpartner.
Planung des Audits
Wenn Sie Ihre Vorbereitungen abgeschlossen haben, planen wir gemeinsam mit Ihnen das Audit. Der beauftragte Auditor wird Sie kontaktieren, um die Einzelheiten zu besprechen und einen Auditplan zu erstellen, der auf die Bedürfnisse und den Zeitplan Ihres Unternehmens zugeschnitten ist. Wir überprüfen die Anforderungen an das Audit sowohl vor als auch während des Prozesses und identifizieren die internen Ressourcen und Schlüsselpersonen, die während der Besuche verfügbar sein sollten.
Stufe 1 Audit
Eine obligatorische vorläufige Prüfung, bei der die Bereitschaft Ihres Unternehmens für das formelle Zertifizierungsaudit beurteilt wird. Der Zweck des Audits der Stufe 1 besteht darin, frühzeitig einen Einblick zu erhalten, wie gut Ihr Managementsystem mit der relevanten ISO-Norm übereinstimmt, und etwaige Lücken zu identifizieren, die möglicherweise vor der nächsten Stufe behoben werden müssen.
Das Audit der Stufe 1 umfasst:
- Dokumentenprüfung
- Bewertung der Implementierung des Managementsystems
- Identifizierung von Verbesserungsbereichen
- Ein tieferes Verständnis Ihrer Betriebsabläufe gewinnen
Stufe 2 Audit
Dies ist der formelle und entscheidende Teil des ISO-Zertifizierungsprozesses. In dieser Phase bewerten wir nicht nur die Dokumentation des Managementsystems, sondern auch, wie es in der Praxis funktioniert und die festgelegten Standardanforderungen erfüllt. Dieses Audit wird immer vor Ort durchgeführt und umfasst sowohl Interviews als auch Beobachtungen.
Das Ergebnis der Prüfung ist ein detaillierter Bericht, der die Beobachtungen des Prüfers zusammenfasst, einschließlich etwaiger Abweichungen, Verbesserungsvorschläge und Angaben dazu, ob das Unternehmen die erforderlichen Standards erfüllt.
Umgang mit Nichtkonformitäten
Wenn kleinere Nichtkonformitäten festgestellt werden, kann der Zertifizierungsprozess fortgesetzt werden, sofern diese innerhalb eines vereinbarten Zeitrahmens behoben werden.
Bei schwerwiegenden Abweichungen müssen vor der Ausstellung eines Zertifikats Korrekturmaßnahmen ergriffen werden und es kann ein Folgebesuch des Auditors erforderlich sein.
Zertifizierung
Wenn alle Anforderungen erfüllt sind, empfiehlt der Auditor, der Organisation ein Zertifikat zu erteilen. Der Auditbericht wird dann dem Zertifizierungsausschuss zur Prüfung und Entscheidung über die Erteilung des Zertifikats vorgelegt.
Das Zertifikat ist 36 Monate gültig, sofern das Auditprogramm eingehalten wird und laufende Audits die Wirksamkeit des Managementsystems nachweisen.
Überwachungsaudits und Re-Zertifizierung
Überwachungsaudits und Rezertifizierungen sind Standardvoraussetzungen für die Aufrechterhaltung der Zertifizierung.
Sobald das Unternehmen sein ISO-Zertifikat erhalten hat, beginnt ein dreijähriger Auditzyklus. Während dieser Zeit werden ein- bis zweimal jährlich Überwachungsaudits durchgeführt, die in Absprache mit Ihrem Auditor angesetzt werden.
Alle drei Jahre findet ein Rezertifizierungsaudit statt, das einem ähnlichen Prozess wie das erste Zertifizierungsaudit folgt. Ziel ist es, die gesamte Organisation zu überprüfen und die im Laufe des Dreijahreszeitraums erzielten Verbesserungen zu bewerten. Die Rezertifizierung ist zur Aufrechterhaltung des Zertifikats erforderlich und wird lange im Voraus geplant, um etwaige Nichtkonformitäten vor Ablauf des Zertifikats zu beheben.
Die Rezertifizierung beinhaltet:
- Eine Analyse der Wirksamkeit des Managementsystems auf der Grundlage von Überwachungsaudits
- Eine erweiterte Überprüfung, um sicherzustellen, dass alle Komponenten des Systems in der Praxis weiterhin effektiv funktionieren
Prozess und Einspruch
Entscheidungsprozess
Nach dem Audit gibt der Audit-Teamleiter eine Empfehlung zur Zertifizierung, zur Fortsetzung der Zertifizierung, zur Aussetzung der Zertifizierung, zur Beendigung der Zertifizierung und, falls zutreffend, zur Erweiterung oder Reduzierung des Geltungsbereichs ab.
Nach einem Stufe-2-Zertifizierungsaudit kann der Audit-Teamleiter auch empfehlen, dass Sie noch nicht bereit für die Zertifizierung sind.
In den meisten Fällen, in denen eine Zertifizierung verweigert wird, haben Sie die Möglichkeit, die Abweichungen innerhalb der festgelegten Frist zu korrigieren und anschließend eine neue Bewertung und Empfehlung zu erhalten.
Die Empfehlung des Audit-Teamleiters wird von einem Audit-Auditor überprüft, der die endgültige Entscheidung trifft.
In allen Fällen einer Zertifizierungsverweigerung erfolgt eine Prüfung durch unseren Audit-Manager, der die Angelegenheit an das Zertifizierungskomitee zur endgültigen Entscheidung weiterleitet.
Einspruch gegen Entscheidung
Scandinavian Business Certifications Auditoren streben stets danach, Bewertungen auf der Grundlage der während des Audits vorgelegten Nachweise vorzunehmen. Das Zertifizierungskomitee trifft seine Entscheidungen auf Basis des Auditberichts und anderer verfügbarer Fakten. Wenn Sie als Kunde der Meinung sind, dass die Entscheidung nicht korrekt ist, haben Sie jederzeit die Möglichkeit, gegen eine Zertifizierungsentscheidung Einspruch zu erheben.
Einsprüche sind direkt an das Review Board per E-Mail zu richten: reviewboard@sbcert.se
Für einen Einspruch sind folgende Angaben erforderlich:
- Name und Organisationsnummer
- Zweck des Einspruchs
- Etwaige unterstützende Nachweise für den Einspruch
Einsprüche gegen Zertifizierungsentscheidungen müssen innerhalb von sechs Wochen nach der Entscheidung des Zertifizierungskomitees eingereicht werden.
Verfahren für Einsprüche
Wenn das Review Board den Fall zusammen mit den unterstützenden Unterlagen erhält, wird der Fall vorbereitet.
Sobald die Vorbereitung abgeschlossen ist, werden die Entscheidungsunterlagen den beteiligten Parteien – dem Einsprecher und Scandinavian Business Certification – zur Überprüfung und eventuellen Ergänzung vorgelegt.
Nachdem alle erforderlichen Ergänzungen vorgenommen wurden, überprüft das Review Board die Unterlagen und erstellt eine schriftliche Bewertung mit Anmerkungen, einer Entscheidung zur Angelegenheit sowie der Begründung dieser Entscheidung.
Die Entscheidung wird dem Einsprecher und Scandinavian Business Certification mitgeteilt. Sollte festgestellt werden, dass Scandinavian Business Certification im Unrecht ist, werden Korrekturmaßnahmen ergriffen. Die Entscheidung des Review Boards ist endgültig und kann nicht angefochten werden.
Vertraulichkeit
Unsere Auditoren sind verpflichtet, beim Umgang mit Informationen, die während ihrer Arbeit übermittelt werden, sorgfältig vorzugehen. Alle während des Audits behandelten Informationen gelten als vertraulich. Informationen im Zusammenhang mit der Auditierung dürfen nicht missbräuchlich verwendet werden. Die Informationen dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden, es sei denn, diese Partei ist gesetzlich dazu berechtigt.
Dies ist in unserem Verhaltenskodex sowie in den Vereinbarungen geregelt, die jeder Auditor unterzeichnen muss, um für Scandinavian Business Certification tätig zu sein.
Zertifikat
Auf dieser Seite finden Sie aktuelle Informationen darüber, welche unserer Kunden eine Zertifizierung von Scandinavian Business Certification besitzen.