Upphaf

Á upphafsstiginu munum við kanna óskir þínar og skoða skilyrði fyrir vottun. Saman förum við í gegnum vottunarferlið. Þú færð allar upplýsingar sem þú þarft um hvað vottun þýðir og hvernig það er gert.

Þegar upplýsingarnar hafa verið teknar saman færðu tilboð sem byggir á grundvelli og umfangi vottunarinnar.

Flutningur frá annarri vottunarstofu

Ef skipulagsheild þín er þegar með vottun er hægt að óska eftir flutningi á vottun til Sbcert á grundvelli svokallaðrar flutningsúttektar. Ef engar hindranir eru fyrir hendi fer flutningurinn fram í tengslum við næstu hefðbundnu eftirlits- eða endurvottunarúttektar án aukakostnaðar.

Skipulagning úttektarferlisins

Úttektaraðili hefur samband og skipuleggur úttekt og hvenær hentar að koma. Að jafnaði er þetta gert þegar búið er að samþykkja tilboð um úttekt á stjórnunarkerfi.

Úttekt 1. stigs

Fyrsti verkþátturinn er 1. stigs úttekt (forúttekt). Þessi úttekt er skyldubundin en í þeirri úttekt er skjalfest stjórnunarkerfi og önnur gögn yfirfarin af þeim úttektaraðila sem mun framkvæma það sem eftir er af úttektinni (2. stig, vottunarúttekt). Tilgangur forúttektar er að:

  • Fara yfir stjórnunarkerfið og athugað hvort það uppfylli allar kröfur staðalsins
  • Gefa úttektaraðila tækifæri til að kynna sér vinnubrögð og ferla skipulagsheildarinnar
  • Skipuleggðja komandi úttektir

Niðurstaða forúttektar er listi yfir athugasemdir og ósamræmi sem úttektaraðili bar kennsl á, sem bregðast þarf við.

Úttekt 2. stigs

Þessi úttekt er alltaf framkvæmd á starfsstöð viðskiptavinar. Tilgangur úttektarinnar er að tryggja að stjórnunarkerfið uppfylli þær kröfur sem staðallinn tilgreinir. Úttektaraðili fer yfir stjórnunarkerfið til að sjá hvort það sé heildstætt og innleitt í starfsemina. Ef úttektin sýnir að kerfið sé innleitt og uppfylli þær kröfur sem gerðar eru, mælir úttektaraðili með því að vottun sé veitt fyrir starfsemina. Úttektarskýrsla er send vottunarnefnd til yfirferðar og ákvörðunar um útgáfu vottorðs. Ef ósamræmi er til staðar þarf að leiðrétta þau áður en hægt er að gefa út vottunarskírteini. Ef um meiriháttar ósamræmi er að ræða þarf að framkvæma auka úttekt áður en hægt er að gefa út vottunarskírteinið.

Vottorðið gildir í 36 mánuði frá vottunarúttekt að því tilskildu að úttektaráætluninni sé fylgt og að þessar úttektir sýni fram á að stjórnunarkerfið virki vel.

Eftirlitsúttektir

Eftir frumúttektina eru eftirlitsúttektir að jafnaði gerðar einu sinni til tvisvar á ári. Þetta er skipulagt með viðskiptavinum. Úttektaráætlunin verður send nokkrum vikum fyrir næstu úttekt.

Eftirlitsúttektir eru skilyrði til að viðhalda vottun. Í úttektarferlinu, þ.e. fram að endurvottun, skal allt kerfið tekið út a.m.k. einu sinni.

Tímabilið á milli úttekta á aldrei að vera meira en 12 mánuðir.

Endurvottun

Á þriggja ára fresti fer fram endurvottun. Þetta er að mörgu leyti eins og vottunarúttektin og er gerð á allri starfseminni. Markmiðið er að fara yfir alla starfsemina og skilgreina hvaða umbætur hafa náðst á þriggja ára tímabili. Endurvottun er krafa í staðlinum fyrir áframhaldandi vottun. Endurvottunaráætlunin er gerð þannig að hægt sé að leiðrétta allt ósamræmi áður en vottunarskírteinið rennur út.

Endurvottunin samanstendur af tveimur hlutum:

Greining á því hvernig stjórnunarkerfið virkar. Úttektarstjóri fer yfir skýrslur frá loknum eftirlitsúttektum.
Aukin eftirfylgni er með því að mismunandi hlutar stjórnunarkerfisins virki eins og til er ætlast í rekstrinum.


​​​Ferli ákvarðanatöku

Í lok úttektar mælir úttektarstjóri með vottun, áframhaldandi vottun, ógilding vottunar, afturköllun vottunar og, þar sem við á, stækkun eða minnkun á umfangi.

Eftir 2. stig, vottunarúttekt, geta ummæli úttektarstjóra verið að skipulagsheildin sé ekki tilbúin fyrir vottun.

Í flestum tilfellum um synjun um vottun hefur þú möguleika á að leiðrétta ósamræmi innan tiltekins tíma og fá síðan nýtt mat og meðmæli um vottun.

Tilmæli úttektarstjóra eru metin af öðrum úttektaraðila sem tekur endanlega ákvörðun.

Í öllum tilvikum um synjun á vottun mun úttektarstjóri leggja fram mat, sem sent er til vottunarnefndar til endanlegrar ákvörðunar.


Vottorð

Á þessari síðu finnur þú uppfærðar upplýsingar um hver af viðskiptavinum okkar er með vottun frá Scandinavian Business Certification.

IAF vottun staðfesting – IAF CertSearch

Hlutleysi

Skuldbinding okkar um hlutleysi

Fyrir Scandinavian Business Certification er mikilvægt að við veitum þjónustu sem einkennist af heilindum, trausti og hlutlægni í öllum samskiptum við viðskiptavini okkar.
Til þess að tryggja að viðskipti okkar verði ekki fyrir áhrifum af hagsmunaaðilum og að vottunarferlið eigi sér stað á sjálfstæðan og á hlutlausan hátt, metum við stöðugt samskipti okkar við hagsmunaaðila. Allir starfsmenn og undirverktakar skrifa undir siðareglur/trúnaðarsamning þar sem aðilar ábyrgjast trúnað og hlutleysi.

Scandinavian Business Certification stundar vottunarstarfsemi og er háð þeim reglugerðum sem falla undir það. Scandinavian Business Certification er óheimilt að aðstoða fyrirtæki og stofnanir með ráðgjöf og samráð varðandi þróun stjórnunarkerfa. Þetta á til dæmis við um skjalastýringu og skráningu stjórnunarkerfa, ráðgjöf um ákvarðanir eða innleiðingarlausnir fyrir stjórnunarkerfi.

Framkvæmdastjóri SBcert fer yfir verkefnið ásamt ábyrgðaraðila viðskiptavinar og tryggir að það sé framkvæmt án þess að hlutleysi og heilindi séu dregin í efa.

Umsagnarnefnd

Scandinavian Business Certification er með umsagnarnefnd sem fer reglulega yfir starfsemi Sbcert til að tryggja að hún sé rekin af sjálfstæði og hlutlægni. Verkefni nefndarinnar er að:

  • Stuðla að því að efla hlutleysi í vottunarstarfseminni
  • Koma í veg fyrir að viðskiptahagsmunir og aðrir hagsmunir hafi áhrif á vottunarstarfsemina
  • Ráðgjöf um málefni sem tengjast trausti á vottun
  • Skoðar fyrirtækið til að tryggja að það uppfylli leiðbeiningar og verklagsreglur
  • Endurskoða þannig að sérhagsmunir verði ekki ráðandi
  • Meðhöndlun kvartana/áfrýjunar á ákvörðunum um vottun

Áfrýjunarferli

Þegar umsagnarnefnd berst málið ásamt gögnum verður málið undirbúið.

Þegar undirbúningi er lokið verður ákvörðunarskjal sent til hagsmunaaðila, kvartenda og Scandinavian Business Certification, til yfirferðar og hugsanlega frekari viðbóta.

Þegar allar viðbætur hafa verið teknar inn í málsskjöl er það yfirfarið af umsagnarnefnd sem leggur fram skriflegt mat með athugasemdum, ákvörðunum um málið og forsendum ákvörðunar.

Ákvörðunin er send kæranda og Scandinavian Business Certification. Í þeim tilvikum þar sem Scandinavian Business Certification hefur gert mistök skal grípa til úrbóta. Ákvörðun umsagnarnefndar er endanleg og ekki er hægt að áfrýja henni.

Áfrýjun ákvörðunar

Úttektaraðilar Scandinavian Business Certification leggja sig ávallt fram um að leggja mat á grundvelli sönnunargagna sem fram komu við úttektina. Vottunarnefnd byggir ákvörðun sína á úttektarskýrslu og öðrum fyrirliggjandi staðreyndum. Ef viðskiptavinur telur ákvörðunin vera ranga er alltaf tækifæri til að áfrýja vottunarákvörðun.

Kæra skal beint til umsagnarnefndar með tölvupósti: granskningsnamnd@sbcert.se

Við áfrýjun á ákvörðun skal ávallt taka fram:

  • Nafn og kenntölu skipulagsheildar
  • Tilgangur kæru
  • Allar sannanir fyrir áfrýjuninni

Ákvörðum um vottun skal kæra innan sex vikna frá ákvörðun vottunarnefndar.


Trúnaður

Úttektaraðilar Sbcert skulu gæta varúðar við meðhöndlun upplýsinga sem miðlað er í starfi þeirra. Allar upplýsingar sem meðhöndlaðar eru við úttektina teljast trúnaðarmál. Upplýsingar um úttektir skulu ekki notaðar á óviðeigandi hátt. Ekki má miðla upplýsingum til þriðja aðila nema sá aðili eigi lagalegan rétt á þeim upplýsingum.

Þetta er kveðið á um í siðareglum Sbcert, sem og í samningum sem hver úttektaraðili þarf að undirrita til að vinna fyrir Scandinavian Business Certification.

Viðskiptastefna

Meginmarkmið Scandinavian Business Certification er að uppfylla kröfur og væntingar mikilvægra hagsmunaaðila okkar með kerfisbundnum, óháðum og hlutlægum úttektum. Nútíma vinnubrögð og mikil hæfni skapar og viðheldur trausti á þjónustu okkar.

Úttektir okkar byggist á nokkrum meginreglum sem tryggja að við komumst að sambærilegum niðurstöðum við svipaðar aðstæður, óháð úttektaraðila. Meginreglurnar gefa viðskiptavininum aukið virði í skilvirkum, áreiðanlegum og umbótaskapandi úttektum sem umbótatæki.

Meginleglur okkar í úttektum þýða að:

Við framkvæmum úttektir af heilindum, fullum trúnaði, hlutleysi og hlutlægni.
Við greinum hlutlaust frá sannleikanum og af nákvæmni.
Við erum ítarleg, fagleg og vel rökstudd í mati okkar.
Úttektir og niðurstöður þeirra eru byggðar á staðreyndum og staðfestum sönnunargögnum.

Með innri ferlum okkar tryggjum við að við uppfyllum kröfur sem eftirlistaðilar stjórnvalda gera til okkar sem stofnunar og til þjónustu okkar.
Við endurskoðum og metum innri ferla og vinnubrögð sem hluti af stöðugum umbótum á eigin starfsemi.

Við endurskoðum og metum innri ferla og vinnubrögð sem hluti af stöðugum umbótum á eigin starfsemi.