Oppstart
I oppstartsfasen finner vi ut av dine ønsker og undersøker betingelsene for sertifisering. Sammen går vi gjennom sertifiseringsprosessen. Du får all informasjon du trenger om hva en sertifisering betyr og hvordan den gjøres.
Når informasjonen er samlet, vil du motta et tilbud basert på grunnlaget og omfanget av sertifiseringen.
Overføring fra et annet sertifiseringsorgan
Hvis du allerede er sertifisert, kan du overføre til SBcert gjennom en overføringsrevisjon. Dersom det ikke er noen hindringer, gjennomføres overføringen i forbindelse med den ordinære løpende revisjonen eller re-sertifiseringen. Ingen ekstra tid eller kostnader tilkommer utover ordinær revisjon.
Planlegging av revisjonsprosessen
Revisor kontakter deg og planlegger revisjon og besøksplan for deg. Som regel gjøres dette i forbindelse med bestilling av anmeldelsestjenesten.
Trinn 1 revisjon
Den første aktiviteten er trinn 1-revisjonen. Denne revisjonen er obligatorisk og det dokumenterte styringssystemet og annet materiale gjennomgås av revisor som skal foreta resten av revisjonen. Formålet med den første revisjonen er å:
Gjennomgå styringssystemet og undersøk om det oppfyller alle kravene i standarden
Gi revisor mulighet til å sette seg inn i dine arbeidsmetoder og prosesser
Planlegg fremtidige besøk
Resultatet av den første revisjonen vil være en liste med kommentarer til våre observasjoner og eventuelle avvik som må rettes opp.
Trinn 2 revisjon
Denne revisjonen utføres alltid på ditt sted. Formålet med tilsynet er å sikre at styringssystemet oppfyller kravene spesifisert i standarden. Revisor gjennomgår styringssystemet for å se om det er helhetlig og implementert i virksomheten. Dersom tilsynet viser at systemet er implementert og oppfyller de formelle kravene, anbefaler revisor at det utstedes attest for virksomheten. Revisjonsrapporten sendes Sertifiseringskomiteen for gjennomgang og beslutning om utstedelse av sertifikater. Dersom det er avvik, må de rettes før sertifikat kan utstedes. Ved større avvik skal det gjennomføres et gjenbesøk før attesten kan utstedes.
Sertifikatet er gyldig i 36 måneder fra sertifiseringsrevisjonen, forutsatt at revisjonsprogrammet følges og at disse revisjonene viser at styringssystemet fungerer godt.
Periodiske revisjoner
Etter den første revisjonen, gjennomføres det periodiske revisjoner en eller to ganger i året. Disse planlegges i samråd med deg. Tilsynsprogrammet for tilsynet vil bli sendt til deg et par uker før besøket.
Periodiske revisjoner er et krav for å opprettholde sertifiseringen. I løpet av revisjonssyklusen, dvs. frem til resertifisering, må hele systemet gjennomgås.
Tidsintervallet mellom de pågående tilsynene skal ikke overstige 12 måneder.
Resertifisering
Resertifisering gjøres hvert tredje år. Dette ligner på mange måter sertifiseringsrevisjonen og gjøres på hele virksomheten. Hensikten er å gjennomgå hele driften og definere hvilke forbedringer som er gjort i løpet av en treårsperiode. Resertifisering er et krav i standarden for fortsatt sertifisering. Planlegging av resertifiseringen gjøres slik at eventuelle avvik behandles og lukkes før sertifikatet utløper.
Resertifiseringen består av to deler:
- En analyse av hvordan styringssystemet fungerer. Revisor gjennomgår rapportene fra gjennomførte oppfølgingsrevisjoner.
- En utvidet oppfølging for å sikre at de ulike delene av styringssystemet fungerer etter hensikten i virksomheten.
Beslutningsprosess
Etter at tilsynet er avsluttet, gir revisjonsleder en anbefaling om sertifisering, fortsatt sertifisering, suspensjon av sertifisering, avslutning av sertifisering og eventuelt utvidelse eller reduksjon av omfanget.
Etter et trinn 2, sertifiseringsrevisjon, kan revisjonslederen også anbefale at du ikke er klar for sertifisering.
I de fleste tilfeller av avslag på sertifisering har du mulighet til å rette opp avvik innen angitt tid og deretter få ny vurdering og anbefaling.
Revisors innstilling vurderes av en revisor som tar den endelige beslutningen.
I alle tilfeller av avslag på sertifisering foretas en vurdering av vår revisjonssjef, som sender den videre til sertifiseringskomiteen for endelig avgjørelse.
Sertifikat
Denne siden inneholder aktuell informasjon om hvilke av våre kunder som har en sertifisering fra Scandinavian Business Certification.
Habilitet
Vår forpliktelse til upartiskhet
For Scandinavian Business Certification er det viktig at vi yter en tjeneste preget av integritet, tillit og objektivitet i alle relasjoner med våre kunder.
For å sikre at vår virksomhet ikke påvirkes av eksterne interesser og at sertifiseringsprosessen foregår uavhengig og på en upartisk måte, risikovurderer vi kontinuerlig våre relasjoner. Alle ansatte og underkonsulenter signerer en avtale om etiske retningslinjer og konfidensialitet hvor personene garanterer for konfidensialitet og upartiskhet i sitt arbeid.
Scandinavian Business Certification driver sertifiseringsvirksomhet og er underlagt regelverket som omfattes av dette. Det er ikke tillatt for Scandinavian Business Certification å bistå bedrifter og organisasjoner med råd og rådgivning vedrørende utvikling av styringssystemer. Dette gjelder for eksempel dokumentasjon av styringssystemer, råd om beslutninger eller implementeringsløsninger for styringssystemer.
Administrerende direktør i SBcert gjennomgår oppdraget sammen med kundeansvarlig og sørger for at det gjennomføres uten at habilitet og integritet settes i tvil.
Revisjonsnemnd
Scandinavian Business Certification har en vurderingskomité som jevnlig gjennomgår vår virksomhet for å sikre at den drives med uavhengighet og objektivitet. Styrets oppgave er å:
- Bidra til å styrke sertifiseringsvirksomhetens habilitet
- Hindre kommersielle og andre interesser fra å påvirke
- sertifiseringsaktiviteter
- Gi råd i saker knyttet til tillit til sertifisering
- Gjennomgå operasjonene for å sikre at de følger våre retningslinjer og prosedyrer
- Gjennomgå slik at særinteresser ikke blir dominerende
- Behandle klager/klager på sertifiseringsvedtak
Prosedyre for klage
Når prøvingsnemnda mottar saken, sammen med eventuelle støttedokumenter, vil saken bli forberedt.
Når forarbeidet er gjennomført vil vedtaksdokumentet bli sendt til berørte parter, innmelder og Scandinavian Business Certification for gjennomgang og eventuelt ytterligere tillegg.
Når alle tillegg er tatt med i dokumentasjonen, gjennomgås den av bedømmelsesnemnda, som gir en skriftlig vurdering med merknader, vedtak i saken og begrunnelse for vedtaket.
Vedtaket meddeles innmelder og Scandinavian Business Certification. I tilfeller hvor Scandinavian Business Certification har gjort en feil, må korrigerende tiltak iverksettes. Bedømmelsesnemndas vedtak er endelig og kan ikke påklages.
Klage på vedtak
Scandinavian Business Certification sine revisorer bestreber seg alltid på å foreta en vurdering basert på bevisene som presenteres under revisjonen. Sertifiseringskomiteen baserer sin avgjørelse på revisjonsrapporten og andre tilgjengelige fakta. Dersom du som kunde føler at vedtaket er feil, er det alltid mulighet for å klage på et sertifiseringsvedtak.
Klage skal skje direkte til prøvenemnda via e-post: granskningsnamnd@sbcert.se
Ved klage på vedtak skal det alltid opplyses om:
- Navn og organisasjonsnummer
- Hensikten med klagen
- Eventuelle bevis for anken din
- Klage på sertifiseringsvedtak må gjøres innen seks uker etter sertifiseringskomiteens vedtak.
Hemmelighold
Våre revisorer må utvise varsomhet når de håndterer informasjon som deles under arbeidet. All informasjon som behandles under tilsynet behandles konfidensielt. Opplysninger knyttet til revisjon må ikke brukes på en utilbørlig måte. Informasjonen kan ikke videresendes til tredjeparter med mindre denne parten har en juridisk rett til denne informasjonen.
Dette er regulert i våre etiske retningslinjer, samt i avtalene hver revisor må signere for å jobbe for Scandinavian Business Certification.
Næringspolitikk
Scandinavian Business Certification sitt hovedoppdrag er å møte kravene og forventningene til våre betydelige interessenter gjennom systematiske, uavhengige og objektive revisjonsgjennomganger. Våre moderne arbeidsmetoder og høye kompetanse skaper og opprettholder tillit til våre tjenester.
Våre revisjoner er basert på en rekke prinsipper som sikrer at vi når lignende konklusjoner under lignende omstendigheter, uavhengig av revisor. Prinsippene gir kunden merverdi i effektive, pålitelige og forbedringsskapende revisjoner som forbedringsverktøy.
Våre revisjonsprinsipper innebærer at:
- Vi gjennomfører revisjoner med integritet, full konfidensialitet, uavhengighet og objektivitet.
- Vi rapporterer upartisk, sannferdig og nøyaktig.
- Vi er grundige, profesjonelle og velbegrunnede i våre vurderinger.
- Våre revisjoner og deres konklusjoner er basert på fakta og etterprøvbare bevis.
- Gjennom våre interne prosesser sikrer vi at vi oppfyller regulatoriske myndigheters krav til oss som organisasjon og til våre tjenester.
Vi gjennomgår og evaluerer interne prosesser og arbeidsmetoder som en del av kontinuerlig forbedring av egen virksomhet.