Certifieringsprocess
Att genomgå en ISO-certifieringsprocess innebär att företaget förbereder, implementerar och granskar sitt ledningssystem för att uppfylla internationella standarder. När granskningen är klar och godkänd, tilldelas företaget en ISO-certifiering som bevis på ett effektivt och hållbart ledningssystem.
Uppstart
Vi börjar med att identifiera företagets önskemål, behov och förutsättningar för certifiering. Tillsammans går vi igenom vad processen innebär och vad som krävs för att nå fram till certifiering. I detta steg samlar vi in nödvändig information för att ge er en tydlig offert baserad på certifieringens omfattning. Ditt företag tilldelas den revisor som är bäst lämpad för granskningen. För att underlätta kommunikationen blir revisorn din huvudkontaktperson genom processen framåt.
Planering av revisionsprocessen
När du är redo att gå vidare planerar vi revisionen tillsammans med dig. SBcerts revisor kontaktar dig för att diskutera detaljerna och skapa en revisionsplan som är anpassad efter verksamhetens behov och tidsramar. Vi går igenom vad som förväntas inför och under revisionen och vilka interna resurser och nyckelpersoner som bör vara tillgängliga vid besöken.
Steg 1-revision
En obligatorisk förberedande granskning som fokuserar på att bedöma er organisations beredskap inför den formella certifieringsrevisionen. Syftet med Steg 1-revisionen är att ge en tidig inblick i hur väl ert ledningssystem är anpassat till den aktuella ISO-standarden och att identifiera eventuella brister som kan behöva åtgärdas innan nästa steg.
I Steg-1-revisionen ingår
- Dokumentgranskning.
- Bedömning av implementering av ledningssystemet.
- Identifiering av förbättringsområden.
- Djupare förståelse för verksamheten.
Steg 2-revision
Den formella och avgörande delen av ISO-certifieringsprocessen. Här utvärderas inte bara ledningssystemets dokumentation, utan även hur systemet fungerar i praktiken och uppfyller kraven som standarden specificerar. Denna revision genomförs alltid på plats hos er och omfattar både intervjuer och observationer.
Resultatet av revisionen är en detaljerad rapport som sammanfattar revisorns iakttagelser, inklusive eventuella avvikelser, rekommendationer för förbättringar och huruvida företaget uppfyller kraven.
Hantering av avvikelser
Om revisorn upptäcker mindre avvikelser (minor non-conformities) påverkas inte certifieringsprocessen så länge de åtgärdas inom en överenskommen tidsram.
Om det finns större avvikelser (major non-conformities) måste de korrigeras innan ett certifikat kan utfärdas. Det kan då krävas ett uppföljande besök av revisorn.
Beslut om certifikat
Om alla krav är uppfyllda rekommenderar revisorn att ett certifikat utfärdas för verksamheten. Revisionsrapporten skickas till certifieringskommittén för granskning och beslut om utfärdandet av certifikat.
Certifikatet är giltigt i 36 månader, under förutsättning att att revisonsprogrammet följs och att de löpande revisionerna visar ledningssystemet fungerar väl.
Uppföljningsrevisioner och omcertifiering
Löpande revisioner och omcertifiering är krav i standarden för fortsatt certifiering.
När företaget har erhållit sitt ISO-certifikat startar en treårig revisionscykel. Under den perioden genomförs löpande uppföljningsrevisioner en till två gånger om året, vilka planeras i samråd med din revisor.
Vart tredje år sker omcertifiering, en process som liknar den ursprungliga certifieringsrevisionen. Syftet är att granska hela verksamheten och utvärdera förbättringarna som gjorts under treårsperioden. Omcertifieringen är ett krav för att bibehålla certifikatet och planeras i god tid för att åtgärda eventuella avvikelser innan certifikatet löper ut.
Omcertifiering omfattar:
- En analys av hur väl ledningssystemet har fungerat, baserat på uppföljningsrevisionerna.
- En utökad granskning för att säkerställa att systemets olika delar fortsatt fungerar effektivt i praktiken.
Process och överklagande
Beslutsprocess
Efter genomförd revision ger revisionsledaren en rekommendation om certifiering, fortsatt certifiering, suspendering av certifiering, upphörande av certifiering samt i förekommande fall utökning eller reducering av omfattningen.
Efter en steg 2, certifieringsrevision, kan revisionsledaren även rekommendera att ni inte är färdiga för certifiering. I de flesta fall av nekande till certifiering har ni möjlighet att åtgärda avvikelser inom angiven tid och därefter få en ny bedömning och rekommendation.
Revisionsledarens rekommendation bedöms av en revisionsgranskare som fattar det slutgiltiga beslutet.
Vid samtliga fall av nekande till certifiering görs en bedömning av vår revisionschef som lämnar vidare till certifieringskommittén för slutgiltigt beslut.
Överklagande av beslut
Scandinavian Business Certifications revisorer strävar alltid efter att göra en bedömning utifrån de bevis som presenteras vid revisionen. Certifieringskommittén baserar sitt beslut på revisionsrapporten och annan tillgänglig fakta. Känner du som kund att beslutet är felaktigt, finns det alltid möjlighet att överklaga ett certifieringsbeslut.
Överklagande skall ske direkt till granskningsnämnden via e-post: reviewboard@sbcert.se
För överklagande av beslut ska följande alltid anges:
- Namn och organisationsnummer
- Syfte med överklagan
- Eventuella belägg för er överklagan
Överklagande av certifieringsbeslut måste göras inom sex veckor efter certifieringskommitténs beslut.
Rutin vid överklagande
När granskningsnämnden får in ärendet, tillsammans med eventuellt underlag, kommer ärendet att beredas.
När beredningen är genomförd, kommer beslutsunderlaget att skickas till berörda parter, klagande och Scandinavian Business Certification, för översyn och eventuellt ytterligare kompletteringar.
När alla kompletteringar är införda i underlaget, granskas det av granskningsnämnden som lämnar en skriftlig bedömning med kommentarer, beslut i ärendet samt grunderna för beslutet.
Beslutet meddelas den klagande parten och Scandinavian Business Certification. I de fall Scandinavian Business Certification har gjort fel skall korrigerande åtgärder vidtas. Granskningsnämnden beslut är slutgiltigt och kan inte överklagas.
Sekretess
Våra revisorer ska iaktta försiktighet vid hantering av information som delges under sitt arbete. All information som hanteras under revisionen ses som konfidentiell. Information som rör revision får inte användas på ett otillbörligt sätt. Informationen får inte vidarebefordras till tredje part, såvida inte denna part har laglig rätt till denna information.
Detta regleras i vår uppförandekod, samt i de avtal varje revisor måste skriva under för att arbeta för Scandinavian Business Certification
Gilltiga certifikat
Här hittar du aktuell information om vilka av våra kunder som har en certifiering från Scandinavian Business Certification.